La exigencia de competitividad de los mercados actuales presiona a la empresa a una búsqueda constante de la eficiencia en sus costes y de rentabilidad de su negocio. En este marco económico, la opción de externalizar total o parcialmente procesos que no sean la actividad principal de la empresa, y entre ellos la gestión de Recursos Humanos, se presenta cada vez más como una alternativa atractiva y factible.
En el momento de la decisión, existen 3 factores principales a considerar:
1. La idonedad del proceso a externalizar
Uno de los aspectos clave para que la externalización tenga éxito es la delimitación clara del proceso a externalizar y las necesidades concretas del mismo.
En la gestión de Recursos Humanos, los motivos principales de externalización se desprenden de la relación entre los costes y la dedicación de recursos a actividades estratégicas de la compañía, esto es, todos aquellos que son considerados procesos administrativos que no aportan valor a la actividad de la compañía.
2. El coste asociado
La búsqueda de la eficiencia en costes es uno de los motivos principales que llevan a externalizar un proceso.
Para que una externalización sea viable, la situación que tiene que alcanzarse es que la ecuación con las variables de costes a corto y largo plazo, inversiones y riesgos, ofrezca un balance positivo a su favor. Para ello, hay que llevar a cabo un análisis económico-financiero exhaustivo y riguroso, del que se desprenda un planteamiento claro del análisis de costes.
Porque además de los costes directos de salarios y cotizaciones, en el caso de la gestión de Recursos Humanos aparece un esfuerzo operativo y dedicación del responsable para gestionar la fluctuación del servicio, la planificación y horarios, afrontando el absentismo, las horas extras y la diversidad de la plantilla que acarrea costes ocultos asociados. en particular, los perfiles de empleado internsivo, con alta rotación, comportan una problemática y un elevado coste en recursos de selección y formación, así como un esfuerzo en administración de personal (gestión de nóminas y trámites de contratación).
3. El proveedor externo
En el proceso de selección del proveedor tanto en la elaboración de la propuesta de necesidades (RFP) como en la evaluación de los candidatos y de su capacidad de adecuarse a los requerimientos de la empresa.
Es fundamental seleccionar proveedores que cumplan los criterios solicitados, solicitar ofertas y, sobre todo, desarrollar una comparación estructurada de las mismas.
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